Как могла бы работать система согласования договоров в вашей CRM

CRM-система, как правило, воспринимается в качестве инструмента для управления продажами. Так и есть, но современный уровень развития CRM-технологий позволяет использовать возможности CRM в том числе и для функций, которые помогают компании в продажах, ускоряя их, снижая вероятность ошибок и потерь, улучшая качество сервиса для клиентов.

Предположим, что наша компания — поставщик сложного технологического оборудования для промышленных предприятий. В этом случае любая сделка с клиентом — это задача по подбору нужного оборудования, точного расчета со всеми накладными расходами типа проектирования, логистики и монтажа. Разумеется, прежде, чем подписать договор, нужно, чтобы всё проверили руководители — каждый по своей части: технический директор подтверждает правильность выбора технических решений, а финансовый директор контролирует экономическую целесообразность сделки в целом.

Опишем пошаговый план процесса согласования такого договора.

Этап 1. Вводные данные

Менеджер запускает согласование договора по конкретному коммерческому предложению. Предполагается, что клиент уже получил от нас все расчеты и описание условий сделки, дал свое согласие и ждет от нас договор.

Сначала нужно определить, чье согласование понадобится, поэтому менеджер вводит:

• Категорию поставляемого оборудования
  
• Общую сумму сделки
  
• Сумму за услуги транспортных компаний
  
• Необходимость монтажа (да/нет)
  
• Дату крайнего срока поставки
  
• ИНН клиента
  
• Тип договора (наш типовой / по форме клиента

Этап 2. Расчет схемы согласования

На основании введенных данных CRM автоматически определяет согласователей этого договора:

• Руководитель, отвечающий за услуги монтажа (проверяет, что указанный срок поставки приемлем и верно рассчитана стоимость монтажа)
  
• Руководитель отдела логистики (подтверждает, что верно рассчитана доставка и всё в порядке с заявленными сроками)
  
• Коммерческий директор либо руководитель по указанной категории продукции (проверяет, что в договоре фигурируют актуальные цены на поставляемое оборудование с учетом последних изменений в прайсах поставщиков)
  
• Начальник юридического отдела (для юридической проверки договора перед подписанием)
  
• Генеральный директор (в случае, если сумма сделки превышает установленный уровень и решения Коммерческого директора недостаточно)
  
  

Этап 3. Согласование договора

После запуска процесса, ввода исходных данных и расчета схемы согласования начинается согласование договора утверждающими. Процесс утверждения может происходить параллельно или последовательно. Например, не имеет значения в каком порядке договор утвердят руководитель группы продаж и логист, а также юрист, задача которого проверить саму форму договора и проконтролировать наличие в договоре обязательных для компании условий. При этом тот руководитель, кто принимает окончательное решение, получает договор на согласование уже после того, когда его утвердят все другие согласователи.


Этап 4. Исполнение

Когда договор с клиентом утвержден всеми согласователями, CRM уведомляет об этом инициатора процесса, фиксирует в реестре данные о новом утвержденном договоре для истории и завершает работу. После этого менеджер направляет договор клиенту и контролирует его подписание.

Сотрудники отдела продаж запускают процесс согласования договора по своей сделке по единому сценарию, набор вводных параметров известен. Для того, чтобы получить одобрение руководителя, не нужно бегать с бумагами по коридорам, всё происходит в цифровой среде CRM-системы. Руководитель получит уведомление о том, что требуется его внимание, себе на телефон и сможет ознакомиться с параметрами договора, а также утвердить или отклонить его, даже не находясь на рабочем месте. Информация о том, кто, что и когда одобрил навсегда будет зафиксирована в реестре утвержденных договоров и к ней всегда можно будет обратиться в случае расследования инцидентов.

Самый надежный способ оцифровать систему внутренних согласований своей компании — обратиться к нам для описания бизнес-процесса утверждения договоров и его настройки в вашей CRM.

Ускоряйте рабочие процессы, стандартизируйте их, делайте прозрачными, исключайте потери — для того, чтобы зарабатывать больше и быстрее развиваться. А мы вам в этом поможем!