Как упорядочить, систематизировать и хранить компании в Битрикс24?

Процесс создания документов никогда не был таким простым:

Полученный результат можно тут же скачать или отправить клиенту ссылку на онлайн просмотр документа (пускай уже сам скачивает :))

Однако, чтобы все было так быстро и удобно, нужно заранее позаботиться о том, как вы храните все данные, чтобы к ним было удобно добраться и не утонуть в процессе с результатами выдачи.

Когда мы имеем дело с одной компанией, у которой только один набор реквизитов, нет филиалов то все просто и понятно - заполняем все данные в соответствующие им поля и готово! Делов-то? :)

Однако, если у компании несколько филиалов или реквизитов, то структурирование информации превращается в настоящую головную боль. Отложите в сторону "Цитрамон" или прочие его аналоги, у нас будет для вас несколько советов.

Сначала разберемся с тем, как же нам создавать эти самые филиалы? Мы рекомендуем каждый филиал заполнять как новую компанию, заполняя поле Название компании по конструкции "Бренд-Город, Расположение", например:

Таким образом у вас получится избежать ситуаций, когда у вас есть одна большая (да-да, просто огроооомная) компания, с длинными и неудобными списками менеджеров и реквизитов. А благодаря функции поиска можно быстро укорачивать список компаний для просмотра.

Посмотрите сами:

Чисто и аккуратно :)

Структурировать филиалы компаний мы научились, а теперь рассмотрим как правильно хранить реквизиты Компаний. Благодаря тому, что мы разделили филиалы Компании на отдельные "как бы" Компании, то выбрав нужный филиал мы уже уменьшаем список реквизитов, который нужно просмотреть, чтобы найти нужный.

А зачем это все вообще нужно?

В этом случае нам потребуется правила хранения нескольких реквизитов, да еще и разного типа.

В процессе создания итоговых экземпляров документов, Битрикс24 автоматически подставляет в файл значения реквизитов. "Реквизиты" - это поле, которое заполняется в карточке Компании.

Экземпляр - Отдельный предмет из ряда подобных. (с) www.google.com

В нашем примере, в Битрикс24 мы создаем компанию с названием Кинотеатр, а для хранения реквизитов, используем одноименное поле, где создаем нужные экземпляры реквизитов.

При создании экземпляра реквизитов, мы должны учитывать, что они могут быть следующих типов:

Поскольку именно эти данные будут автоматически создаваться в различных документах, то заполнять их требуется с особой внимательностью.

Если мы все заполнили правильно, то в результате у нас получится следующее:

В Битрикс24 есть несколько стандартных документов, которые создаются по своему шаблону, но не все они будут подходить вам в том виде, в котором созданы, поэтому для каждого документа необходимо подготавливать персональный шаблон.

Подготовка шаблонов - это долгий и скучный процесс, который со своими нюансами достоин отдельной статьи, и пары часиков (в лучшем случае) вашего личного времени. Если вкратце, то вам предстоит узнать как правильно выравнивать колонки и текст в документе, размещать символьные коды полей в шаблон документа, пользоваться модификаторами и тестировать полученный результат. Лучше обратитесь к компании SALERMAN .Agency, мы тут любим такие долгие и скучные штуки :)

Вот так выглядит сам шаблон:

Такие шаблоны видно только при настройке и разработке, а в итоге получается документы вот такого вида:

Благодаря правильной культуре работы с CRM Битрикс24 и хранения информации, подготовка новых документов упрощается в разы.

Экономьте свое время - отдайте скучную работу Битрикс24, а настройку команде SALERMAN .Agency


Некоторые скриншоты взяты с сайта Битрикс24.