Вебинар «Организация внутренних согласований в CRM»

Всем здравствуйте наши дорогие любимые клиенты а также те кто к нам впервые зашёл рады вам если бы к нам впервые зашли давайте я вам покажу страничку нашего клиентского клуба на нашем сайте клуб. salerman. Agency здесь на этой странице информация в целом о нашем клубе клиентском

Чего это зачем и как

Что этот клуб дает руководитель клуба пару слов и вот здесь интересная часть тут расписание наших встреч клубных вот сейчас как раз 27 июля у нас с вами тема организация внутренних согласование все

Поговорим сегодня чего это зачем и как зачем наверное пожалуй основной будет вопрос на сегодня также у нас через месяц месяц последний четверг следующего месяца будет цифровой CRM маркетинг поговорим как можно сегментировать клиентскую базу и чего с этими сегментами делать для того чтобы было хорошо в плане повторных продаж в плане увеличения чеков в плане увеличения может быть клиентская лояльности там подробнее поговорим ну и вот получается на какой на сентябрь ещё у нас тоже запланирована тема

Мы эти темы обновляем следите то что вам интересно и считаете полезным гостям у нас много чего полезного есть и вот тут на странице на этой ещё в самом конце форма заявки на вступление в клуб

Вы получите доступ в наш Telegram канал и там будете получать новости клуба а также возможно ещё какие-то полезные разные штуки полезные информация

Ну а сегодня у нас тема

Внутренняя согласование CRM может быть кто про немного интересовался возможно вам звучит как парадокс какой-то CRM это же про продажи а зачем туда ещё и внутренний согласование затягивать ну вопрос в целом правомерный что могу сказать поэтому поводу

Вообще мы когда любому клиенту внедряем систему мы в таком в максимальном отдалении решаем одну из двух задач это либо увеличение выгоды либо уменьшение потерь либо мы как-то решаем обе эти задачи одновременно но при этом как выгода так и потеря они измеряются не только в рублях

Например они могут также измеряться и в силах и в энергии наших и наших сотрудников для того чтобы получить один и тот же результат сколько сил сколько времени затрачивает наш сотрудник он тратит на это полдня например и уже когда результат достигнутый он уже никакой и мало чего полезного может сделать либо это делается быстро и просто

Две кнопки нажать три слова написать и в общем-то результат получен разница есть если мы какой-то автоматизации оцифровка и какого-то внутреннего процесса помимо автоматизации процесса продаж авто улучшаем ещё что-то или ускоряем или упрощаем ещё же ведь есть и человеческий фактор правильно если людям многое нужно делать вручную

Вносить куда-то реквизиты клиента например хотя они уже внесены давно где-то в другом месте а их при приходится почему-то опять куда-то вносить чтобы что-то заполнить или ещё что-то то есть вот такие рутинные действия и человеческий фактор он же тоже не исключён мы можем опечататься потом ещё время тратить на переделывание и планы могут сдвинуться мы чего-то не так в документах с клиентом сделали

И уже ждём оплату уже думаем что сейчас клиент зашлёт нам денег и выполнит план продаж мы вместо этого и исправляем какие-нибудь ошибки в договорах в приложениях договора ещё где-то в каких-то технических заданиях

Поэтому если мы сокращаем какие-то потери и увеличиваем выгоду ещё и в других каких-то внутренних процессах ваших компании не только в продажах то от этого мы получаем одни сплошные плюсы кроме того современные CRM системы которые мы на сегодняшний день внедряем в нашей компании они предоставляют инструменты которые позволяют это делать так почему бы этим и не воспользоваться для того чтобы как-то

Улучшить автоматизировать внутреннее согласование давайте я думаю что я включу сейчас сразу

Экран

Вы сейчас видите так вы сейчас видите демонстрационный Битрикс 24 тот самый Битрикс24 в котором как раз очень много разных полезных инструментов которые отлично подходит для автоматизации внутренних согласования

И наверное давайте сразу и начнём я походу буду показывать начнём с чего-нибудь простого давайте зайдём в воронку Лидов вот предположим что у нас есть воронка Лидов и и скажем так вот давайте договоримся что у нас какая-то серьезная

Компания которая продает что-то большое дорогое сложная что стоит много денег и соответственно Лиды у нас тоже дорогие мы серьезные деньги платим за то чтобы клиенты находили нас и соответственно Лида

Большая большая внимание у нас должно уделяться и предположим что мы договорились о правилах с нашим отделом продаж что наши сотрудники нашим менеджера отдела продаж они прямо очень сильно будут

Прорабатывать каждый лид который только поступает в нашу CRM и для контроля мы договариваемся что если сотрудник поступивший какой-то новый лид

Давайте вернёмся на экран вот я создал новый лид поступил лит я менеджер отдела продаж я начинаю его прорабатывать и в какой-то момент понимаешь что я не могу с конвертировать этот сделку мне нужно закрыть его в отказ и мы предположим хотим с вами чтобы в этом случае при закрытии Лида в отказ это действие подтверждал руководитель отдела продаж

Я сейчас вот перенёс закрыл свой лит отказной статус и вот здесь где Битрикс 24 вот такой синий синий оттенка синего фиолетового это значит Битрикс 24 менеджер отдела продаж а у меня в другом браузере вот здесь где все красное

Здесь у меня

Битрикс 24 руководитель отдела продаж и вот мы получается

От лица руководителя видим вот такое задание но эти почитаем сотрудник вот такой вот так вот зовут нашего сотрудника значит под которым я закрыл закрыл лид отказ ознакомьтесь с информацией в лиде исследуйте историю работы с ним и примите решение вы подтверждаете что ли можно закрыть в отказ или всё-таки менеджеру нужно его доработать давайте попробуем нажимаем приступить

И предположим что наш руководитель отдела продаж пишут сотруднику нет надо поработать ещё с этим клиентом и попробовать всё-таки ему продать возвращаем работу с помощью вот этой красной кнопки

У руководителя задания исчезла возвращаемся в Битрикс 24 нашего менеджера и что мы здесь видим давайте обновим страницу на лид вернулся и из отказного статуса снова в рабочий статус причём в тот самый из которого мы этот лид и отправили в отказ у нас какой-то уведомление появилось давайте посмотрим

Так добавлена новая задача от имени меня руководитель отдела продаж дожать лид давайте посмотрим задачу здесь комментарий нашего руководителя то что он нам написал что нет нужно дожать лид в общем-то ссылка на сам лид чтобы было удобно и понять в том числе и задачи провалиться в тот самый лид котором идёт речь

Ну вот надо дожать что ж давайте тогда дожимать дожимаем дожимаем но нет предположим что всё-таки все уже точно клиент не будет покупать невозможно его конвертировать сделку закрываем его вот отказ ещё раз

Скорее всего процедура должна повториться давайте обновим страницу в Битрикс 24 руководителя да у нас снова задание снова Битрикс 2 4 просит нас принять решение по поводу закрытия лида отказ ну давайте на этот раз сопротивляться не будем закрываем лид отказ задание исчезает вернёмся к менеджеру отдела продаж и лид давайте на всякий случай обновим страницу

И видим что лид да все на этот раз по-прежнему он в отказном статусе и никаких заданий никаких уведомлений у нас нет вид окончательно закрыт

Какие выгоды мы здесь получаем ну если вот такой это на самом деле очень простой процесс автоматизации ну прямо тут буквально в одно задание в одно подтверждение руководителем какое-то действие у нас о закрытии элемента в что мы этим получаем такое можно настроить для того чтобы подтверждать закрытие отказ чтобы

Точно и гарантировано уделялась достаточно внимания каждому обращению клиентскому если

Поток Лидов например большой чеки не такие большие и стоимость лида тоже не очень большой а то возможно это не актуально и в первую очередь автоматизировать нужно какой-то другой этап вашего рабочего процесса по продажам

Какие ещё варианты есть можно ещё настроиться согласование договоров с клиентами давайте попробуем попробуем это сделать в другом инструменте возвращаемся в Битрикс 24

Давайте попробуем поработать с рпа например список рп это роботизация бизнеса довольно таки удобные инструмент Битрикс 24 для согласования он хорошо подходит

Добавляем новый согласование предположим что я менеджер опятьтаки отдела продаж хочу согласовать договор с клиентом вот здесь я выбираю в этом поле сделку свою по которому мне и нужно договор подтверждаю в общем-то уже начинается процесс согласования давайте выйдем из карточки элемента

Переключимся на канбан вот мой документ который я запросил и он уже во второй стадии находится утверждение руководителя давайте перейдём в интерфэйс с руководителя

Вот руководитель находится в разделе как раз автоматизация давайте перейдём в рпа нам бит 24 счётчик показывает что какой-то какой-то согласование требует нашего внимания нужно выполнить что-то переходим сюда видим задание давайте нажмём кнопку приступить посмотрим как это выглядит и так битрикс

Нам пишет что наш сотрудник наш сотрудник запрашивает утверждения договора мы можем перейти в сделку откроется карточка сделки здесь мы смотрим какие-то подробностях клиента можно работе с клиентом можно историю посмотреть

Можно я думаю если именно о согласовании договоров разговаривать то было бы хорошо шаблон или заготовку на какую-то первую версию этого договора прикладывать значит смотрим данные понимаем да или нет подтверждаем или отклоняем ну давайте утвердим да хорошие договор все сделали нормально

Идём дальше

У нас задания исчезли имеется у нас у руководителя отдела продаж вернёмся в интерфэйс менеджера что происходит там а тут мы видим что наш элемент наша согласование договора оно перешло в следующую стадию на этот раз она уже на исполнение находится у нас вот какое-то уведомление появилось но давайте посмотрим чего там

Так

Руководитель отдела продаж

По поводу согласования так договор по вашему запросу утверждён ссылка на сделку у нас есть можно быстро перейти по ссылке и понятия какому а какой сделке а договоре с каким клиентом идёт речь и следующая действие нам битрикс24 пишет направьте договор клиенту и проконтролируйте подписания

Ещё что можно делать давайте вот в раздел новости перейдём есть такая лента новостей в Битрикс 24 сюда ещё запись создалась новая от имени руководителя отдела продаж договор с клиентом утверждён и что с этим теперь нужно сделать

Это сообщение в ленте адресовано только тому сотруднику кто отвечает за запрос собственно согласования то есть он один видит если у нас много сотрудников то остальные сотрудники если их нет в получателя они не видят это сообщение можно указывать нескольких человек например на весь отдел продаж или ещё и бухгалтера в курсе или юриста или ещё кого-то кому нужно быть в курсе об этом событие вставить в получателя

Так ну и у нас ещё в автоматизации тоже счётчик один горит какой-то видимо на нас пришло задание бизнес процессов давайте приступим к этому заданию и здесь у нас идёт ознакомление

Также рпа нам пишут что у нас договор согласован ссылка на сделку есть ну и тут одна кнопка что мол да всё я подтверждаю что я прочитал и я теперь знаю что мой договор согласован

Подтверждаю все исчезает у запросивший менеджера задания нет у руководителя тоже никаких счётчиков нет все договор согласован и подразумевается что менеджер знает что нужно согласовывать договор и так что мы выигрываем вот при таком согласовании договора это цепочка согласования может содержать причём сколько угодно звеньев обычно

Договор идёт на юриста

После того как юрист даже перед юристом наверно стоит сделать оценку то есть собственно сколько мы будем выставлять клиенту сумму договора это нужно как-то посчитать соответственно может на ответственного менеджера за категорию нашего ассортимента оставить задание чтобы он нам посчитал и свой результат записал в наш элемент согласования мы цену получили оценку дальше договор идёт на юриста чтобы тот проверил все юридические моменты в договоре все требования чтобы выполнялись какие у нас есть документы

После юриста договор может уйти может уйти а может не уйти например к генеральному директору в некоторых компаниях могут действовать такие правила что если сумма договора на определённую сумму или выше то тогда должен одобрить генеральный директор такой договор если сумма ниже то его внимания не требуется так можно сделать затем после того как договор

Отправлен менеджером уже непосредственно клиенту на подписания может быть какие-то претензии придут протокол разногласий может быть

Получим после такого действия соответственно задачу нужно снова на юриста скорее всего поставить чтобы он разобрался с этими разногласиями затем снова вернуть на менеджера весь этот процесс его можно автоматизировать и собственно что мы выигрываем во-первых мы минимизируем человеческий фактор в плане ошибок опечаток и так далее мы очень сильно экономим время с сотрудников причём всех

Когда мы автоматизируем такой процесс мы исключаем такие моменты когда наши сотрудники с пачкой бумаг бегают по коридорам ищут нужных руководителей и одному всем руководителям объясняют одно и то же про суть своего запроса по сколько-то минут а руководителя могут быть навстречу или вообще в отпуске или на больничном это все снова у сотрудника затягивается откладывается в какой-то долгий ящик а ещё когда руководитель снова на месте нужно во-первых и самому быть на месте во-вторых не забыть про свой запрос потому что делай же другое что-то не просто сидишь и ждёшь соответственно мы ускоряем процессы

Мы ускоряем согласование мы экономим время и в общем-то повышаем комфорт потому что даже если руководитель который должен утвердить документ где-то на выезде или может быть даже в отпуске ему не нужно быть на месте и разговаривать лично с сотрудником он задание на согласование по по какому-то бизнес процессу может получить вообще себе в приложении Битрикс24 на телефоне

А ещё для пущено нежности можно ему уведомления отправлять в какой-нибудь Messenger или на электронную почту чтобы он точно знал что от него требуется какую-то внимание и Лёжа где-то на пляже может руководитель нам вполне нажать кнопку и подтвердить утвердить наш запрос либо отклонить и дать комментарий что же нужно всё-таки доработать для того чтобы процесс двинуться дальше

Экономим время экономим силы повышаем безопасность в том плане что меньше ну поскольку все оцифровано запрос менеджера оцифрован его нужно по повторять мне несколько раз перепечатывать вот оно все в таком вот виде в каком ушло оно и передается а тут утверждающего утверждающему

Выгода я думаю на лицо какие ещё процессы можно автоматизировать

Внутри больших компаний это часто и маленьких тоже часто история это запросы сотрудников на отпуск на командировку на больничный

И эти процессы в Битрикс24 автоматизируются с помощью процессов ленте сейчас я покажу какой-нибудь из Примеров вот мы в Битрикс 24 находимся опятьтаки от лица нашего рядового сотрудника в разделе новости лента новостей нажимаем ещё выбираем про процессы выбираем нужные процесс ну что мы с вами запросим давайте

Запросим командировку

Я выбрал нужный мне процесс Битрикс 24 пишет подробности про этот процесс просит заполнить куда командировка ну давайте

Попросим в санкт Петербург дата начала командировки ну вот предположим хотим завтра полететь а может быть поехать а вернуться мы хотим например августа числа 10-го

Цель поездки

Предположим что поедем учиться мы все заполняли первичную и в общем-то отправить нажимаем таким образом инициатор бизнес процессов ввёл все данные в живой ленте новостей появилась запись об этом от кого

Кому я утверждающим установил всё того же нашего руководителя отдела продаж и видимо сейчас этот сотрудник как раз получил задание по этому бизнес процессу давайте идём в его Битрикс 24 и до действительно во-первых у нас в ленте новостей что-то появилось ну это та же запись поскольку мы участники этого процесса мы это видим

В общем-то даже отсюда уже и сообщения в ленте можно сделать действие по этому бизнес процессу ну давайте откроем всё-таки задание бизнес процесса чтобы подробности по посмотреть

Так задания бизнес процессов

Мы видим детали запроса уже из списка но если детальную карточку открыть то здесь видно все что ввёл наш сотрудник что за сотрудник мы видим с какого числа по какое куда хочет поехать и зачем

Ну и давайте утвердим командировку пусть едет наш сотрудник и повышает квалификацию нажимаем зелёную кнопку

Мы получаем уведомление что мы согласовали командировку и тут смотрите какая история вот почему на эту же учётную запись пришло следующая задание это просто потому что я того же сотрудника вот этого нашего руководителя отдела продаж отметил как ответственного за исполнение

Бизнес процесса на командировку то есть он и принимает решения утвердить или отклонить командировку и он собственно обязан провести эту командировку вместо него можно поставить какого-то другого человека кадровика или бухгалтера или того кто будет эту командировку от отправлять собственно исполнять все то что нужно сделать ну предположим что мы

Мы как ответственный за это задание сделали то что нужно подготовили документы закупили для нашего сотрудника билеты что там ещё командировочный лист наверное какой-то может ещё какие-то документы оформляются общем все готово и подтверждаем это действие нажатием зелёной кнопки ознакомлен

Под учётной записью задание никаких больше нет

Что у нас в ленте новостей ленте новостей мы видим прогресс показан на согласование командировки и тут видно что этот процесс вернулся снова на того кто запрашивал на инициатора пойдёмте вы его интерфэйс

Вот Битрикс 24 нашего сотрудника пойдёмте во автоматизацию

Задание процессов запустим задание почитаем что нам Битрикс пишет на этот раз и так вам необходимо в течение трёх дней после окончания командировки предоставить в бухгалтерию отчётные документы то есть предполагается что мы документы получили всего компания для нас всё оформила все подготовила соответственно мы должны ехать в свою командировку делать там все что нужно а когда вернёмся нужно предоставить отчётные документы

И в общем-то это и есть задание на это на предоставление этих самые документы вот здесь с помощью этого поля мы можем приложить сканы наших Документов подтверждающих сейчас загружать ничего не будем хотя это поле можно сделать обязательным чтобы невозможно было пройти дальше не заполнив вот это поле с подтверждающими документами и пожалуй даже так нужно делать но она сейчас демонстрация предположим что мы отчитались

Нажимаем отправить

Скорее всего ушло задание так у нас уведомление есть давайте почитаем а это мы в прошлый раз ещё после предыдущего шага не прочитали

Перейдём в Битрикс 24 нашего ответственного сотрудника у нас новая запись надо в ленте новостей на страницу обновить

Ну да в общем-то процесс на завершающий стадии мы от нашего командированного уже подтверждающий документы получили и соответственно нужно либо подтвердить что все в порядке а может быть не все в порядке и что-то он забыл предоставить или ещё какое-то действо от него нужно если все в порядке то подтверждаем это и я думаю что бизнес процесс наш завершил свою работу

Давайте посмотрим ещё от лица нашего менеджера уведомления есть документы приняты процесс завершен всё мы благополучно слетали в командировку а может быть съездили на поезде

И в общем-то успешно отчитались по ней и компания подтвердила это с помощью бизнес процесса