Статьи

Работаем эффективно в период «Самоизоляции» с помощью Битрикс24

И даём рекомендации по организации удалённой работы сотрудников
На связи SALERMAN .Agency и сегодня наш пост будет полон корпоративного экстрима.
В связи с последними событиями в мире и стране, сейчас как никогда актуально удержаться на плаву и построить работу компании «на удалёнке». В этой статье не будет теории, предысторий и прочего. Только факты, только инструкции, только хардкор!

Начнем с чек-листа руководителю для выживания на удалёнке, используя Б24:
1
Узнать и научиться правильно использовать инструменты для корпоративного общения;
2
Запланировать и проводить ежедневные утренние рабочие встречи и выяснять, кто чего наделал за прошлый день;
3
Выставлять и контролировать план на день/неделю по задачам;
4
Проконтролировать план на день в конце рабочего дня;
5
На вкусное — пара рекомендаций, если вы оказались на удалёнке впервые

Используем инструменты для корпоративного общения правильно.

В Б24 есть много инструментов для социального и рабочего взаимодействия. Пробежимся по каждому и поймём, чем и в каких случаях пользоваться:
1
Живая лента — своеобразная лента новостей, для обсуждения важных событий внутри компании или отдела, где каждый пишет комментарии, высказывая свое мнение к событию;
2
Общий чат — флудилка, место где болтают на нерабочие вопросы для всей компании. Хочется пожелать доброго утра, спросить как погода или просто поболтать с коллегами? В общий чат. Главное — не переборщить;
3
Рабочий, закрытый чатдля обсуждений с коллегами по отделу тематических рабочих / производственных вопросов, наподобие «Когда планёрка» или «Куда сдавать отчёт»;
4
Комментарии к задачам — в отличие от чатов, общение идёт в виде комментариев к конкретной задаче, и диалог должен ограничивается исключительно темой задачи;
5
Календарь — если с кем-то рабочая встреча (созвон же, все по домам сидят), её нужно внести в календарь и коллеги будут знать, что сотрудник занят и его не нужно беспокоить в данное время;
6
Аудио- и видеозвонки — аналог скайпа и ему подобных инструментов для голосового общения между сотрудниками портала;
7
Рабочая группаизолированное рабочее пространство, обладающее инструментами из всех вышеперечисленных инструментов, только для определённых участников проекта или отдела.

Проводим утренние (и/или ежедневные) рабочие встречи-планёрки

Итак, где и как общаться друг с другом разобрались, а теперь к «зарядке». С чего начинается рабочий день офисного бойца? Конечно же с ежедневной рабочей встречи, в простонародье — планёрки (дело «Встреча»), которую нужно выставлять в календаре Б24, а также сделать её регулярной чтобы автоматически появлялась и напоминала о себе. Что надо? Ответственного за организацию встречи и 2 минуты времени на настройки, как настраивать подробно изучаем тут.
Совет: если коллектив живёт в разных часовых поясах или у них гибкий график, то хорошим тоном является внедрить фиксированный диапазон времени в день, когда все бойцы будут онлайн. Например Вася в Москве, а Петя в Красноярке, разница в 4 часа, а это означает, что как минимум с 14:00 до 18:00 по Красноярску и Вася и Петя обязательно должны быть онлайн.
В назначенное время коллектив созванивается по аудио-видео связи и проводит встречу. Конечно, есть ограничения (техническое у Б24) — максимум 12 участников, а если вдруг звонок не работает совсем, то надо проверить вашу сеть на наличие ограничений. Если участников больше, чем 12 человек на 1 звонок — то нужен аналогичный инструмент для видеоконференции. Как провести звонок и какие могут возникнуть технические ограничения изучаем тут.

Для особо искушенных топ менеджеров — можно оформлять собрания и вести протоколы встреч, предварительно выдавая задания для подготовки к собранию. Перед тем как проводить собрание, следует изучить официальную инструкцию к данному инструменту или же использовать Живую ленту для протокола и повестки.

Выставлять план на день/неделю по задачам

Отлично, встречу выставили, как связаться друг с другом разобрались, а дальше-то что? А всё достаточно просто — с утра созвонились, обсудили план на день, каждый сотрудник получил от руководителя и выставил себе индивидуальный план на день.

Бонусом, если тариф Б24 позволяет, то можно настроить Рабочее время и Рабочие отчеты, изучить механизмы можно тут. Доступен только для самых крутых тарифов. План на день для сотрудников доступен на любых тарифах. В результате, в конце рабочего дня руководителю поступит отчёт от сотрудника, в который автоматически попадут завершенные задачи из плана на день. А незавершенные задачи утром можно обсудить на планерке, да?

Так, ежедневный план готов, а что на счёт долгосрочного планирования? Для планирования задач на неделю и дальше можно использовать канбан и функцию "сроки". Перемещение задач по колонкам автоматически рассчитывает дедлайны, на которые могут ориентироваться сотрудники и оперативно менять приоритет в работе.
Канбан

Проконтролировать план в конце рабочего дня в виде отчётов

Кроме очевидных способов в виде фильтрации задач в разделе «Задачи и проекты», рассмотрим еще несколько.

Эффективность по задачам

Задачи, выполненные за период (день), учитываются в отчёте «эффективность». Такой отчёт есть у каждого пользователя. Для руководителей же в разделе задач «руковожу» можно увидеть, чем занимались подчиненные. Прежде чем давать "нагоняй" сотруднику, рекомендуем изучить, что именно он учитывает.

Например, в расчёт эффективности не попадают задачи, где постановщик и ответственный — один и тот же человек, т.е. поставленные на самого себя. Поэтому накрутить себе высокую эффективность искусственно невозможно.

Проверяем «отчёт за день»

Ещё один инструмент позволяет автоматически запрашивать у сотрудников рабочий ежедневный или еженедельный рабочий отчёт, а также следить за рабочим временем (когда начался рабочий день и когда был закончен). В нем бойцы пишут, что сделали за день.

Рабочие отчёты будут создаваться только в том случае, если работник в заданный период воспользовался Учётом рабочего времени. Будет странно, если боец не будет этим пользоваться, иначе он как бы говорит «а я не работаю», а это неприемлемо.

Рекомендации на десерт

  1. Если сотрудники часто обращаются с типовыми вопросами — возможно у вас не проработаны бизнес-процессы или персонал полностью не обучен;
  2. Если вы наблюдаете много просроченных задач — могут быть проблемы с приоритетами либо постановкой/планированием/формулированием задач;
  3. Для задач, которые должны быть выполнены за определённое количество времени, можно дополнительно настроить учёт рабочего времени;
  4. Фиксирование задач письменно (электронно в нашем случае), это отличный способ «не забыть» то, что требуется сделать и спланировать своё рабочее время. Часто люди путают, что крайний срок — это время когда все должно быть готово, а не время когда нужно начинать, поэтому для задач желательно задавать не только крайний срок, но и время на выполнение.

Мы можем вам помочь по вопросу организации выживания на удалёнке — внедрим CRM и проведём удалённое обучение для сотрудников. А если у вас тариф «Бесплатный» или в нём нет нужных инструментов — поможем подобрать тариф и обучим управляться с инструментами.




Некоторые скриншоты взяты с сайта Битрикс24.

Ярослав Филиппов
Аналитик Бизнес-процессов

Подпишитесь на обновления блога
Понравился контент?
Мы можем высылать вам новые полезные публикации, просто укажите вашу почту:
Нажимая кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных.
Поделитесь в социальных сетях: