Работаем эффективно в период «Самоизоляции» с помощью Битрикс24

В связи с последними событиями в мире и стране, сейчас как никогда актуально удержаться на плаву и построить работу компании «на удалёнке». В этой статье не будет теории, предысторий и прочего. Только факты, только инструкции, только хардкор!

Начнем с чек-листа руководителю для выживания на удалёнке, используя Б24:

В Б24 есть много инструментов для социального и рабочего взаимодействия. Пробежимся по каждому и поймём, чем и в каких случаях пользоваться:

Итак, где и как общаться друг с другом разобрались, а теперь к «зарядке». С чего начинается рабочий день офисного бойца? Конечно же с ежедневной рабочей встречи, в простонародье — планёрки (дело «Встреча»), которую нужно выставлять в календаре Б24, а также сделать её регулярной чтобы автоматически появлялась и напоминала о себе. Что надо? Ответственного за организацию встречи и 2 минуты времени на настройки, как настраивать подробно изучаем тут.

В назначенное время коллектив созванивается по аудио-видео связи и проводит встречу. Конечно, есть ограничения (техническое у Б24) — максимум 12 участников, а если вдруг звонок не работает совсем, то надо проверить вашу сеть на наличие ограничений. Если участников больше, чем 12 человек на 1 звонок — то нужен аналогичный инструмент для видеоконференции. Как провести звонок и какие могут возникнуть технические ограничения изучаем тут.

Для особо искушенных топ менеджеров — можно оформлять собрания и вести протоколы встреч, предварительно выдавая задания для подготовки к собранию. Перед тем как проводить собрание, следует изучить официальную инструкцию к данному инструменту или же использовать Живую ленту для протокола и повестки.

Отлично, встречу выставили, как связаться друг с другом разобрались, а дальше-то что? А всё достаточно просто — с утра созвонились, обсудили план на день, каждый сотрудник получил от руководителя и выставил себе индивидуальный план на день.

Бонусом, если тариф Б24 позволяет, то можно настроить Рабочее время и Рабочие отчеты, изучить механизмы можно тут. Доступен только для самых крутых тарифов. План на день для сотрудников доступен на любых тарифах. В результате, в конце рабочего дня руководителю поступит отчёт от сотрудника, в который автоматически попадут завершенные задачи из плана на день. А незавершенные задачи утром можно обсудить на планерке, да?

Так, ежедневный план готов, а что на счёт долгосрочного планирования? Для планирования задач на неделю и дальше можно использовать канбан и функцию "сроки". Перемещение задач по колонкам автоматически рассчитывает дедлайны, на которые могут ориентироваться сотрудники и оперативно менять приоритет в работе.

Кроме очевидных способов в виде фильтрации задач в разделе «Задачи и проекты», рассмотрим еще несколько.

Задачи, выполненные за период (день), учитываются в отчёте «эффективность». Такой отчёт есть у каждого пользователя. Для руководителей же в разделе задач «руковожу» можно увидеть, чем занимались подчиненные. Прежде чем давать "нагоняй" сотруднику, рекомендуем изучить, что именно он учитывает.

Например, в расчёт эффективности не попадают задачи, где постановщик и ответственный — один и тот же человек, т.е. поставленные на самого себя. Поэтому накрутить себе высокую эффективность искусственно невозможно.

Ещё один инструмент позволяет автоматически запрашивать у сотрудников рабочий ежедневный или еженедельный рабочий отчёт, а также следить за рабочим временем (когда начался рабочий день и когда был закончен). В нем бойцы пишут, что сделали за день.

Рабочие отчёты будут создаваться только в том случае, если работник в заданный период воспользовался Учётом рабочего времени. Будет странно, если боец не будет этим пользоваться, иначе он как бы говорит «а я не работаю», а это неприемлемо.

1. Если сотрудники часто обращаются с типовыми вопросами — возможно у вас не проработаны бизнес-процессы или персонал полностью не обучен;
2. Если вы наблюдаете много просроченных задач — могут быть проблемы с приоритетами либо постановкой/планированием/формулированием задач;
3. Для задач, которые должны быть выполнены за определённое количество времени, можно дополнительно настроить учёт рабочего времени;
4. Фиксирование задач письменно (электронно в нашем случае), это отличный способ «не забыть» то, что требуется сделать и спланировать своё рабочее время. Часто люди путают, что крайний срок — это время когда все должно быть готово, а не время когда нужно начинать, поэтому для задач желательно задавать не только крайний срок, но и время на выполнение.

Мы можем вам помочь по вопросу организации выживания на удалёнке — внедрим CRM и проведём удалённое обучение для сотрудников. А если у вас тариф «Бесплатный» или в нём нет нужных инструментов — поможем подобрать тариф и обучим управляться с инструментами.




Некоторые скриншоты взяты с сайта Битрикс24.